Asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 12.12.2018, päivitetty 4.12.2020

Tämä on Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Inspiral Coachingin asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

REKISTERINPITÄJÄN NIMI JA YHTEYSTIEDOT

Inspiral Coaching (y-tunnus 2799265-2) (“Inspiral Coaching” tai rekisterinpitäjä”)
Arielinkatu 16 B 34, 00540 Helsinki, +358 50 342 4842, inspiral@inspiralcoach.fi.
Rekisterin vastuuhenkilö: Ritva Liisanantti
Rekisterin yhteyshenkilö: Ritva Liisanantti, +358 50 342 4842, inspiral@inspiralcoach.fi.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS (REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS) JA PERUSTE

Inspiral Coaching verkkopalveluiden rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen, markkinointitarkoituksiin, tilastointiin sekä palvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen. Henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan
henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja asiakaspalvelun ja asiakassuhteen ylläpidon (Inspiral
Coachingin asiakkaat) mahdollistamiseksi. Samaten rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja verkkosivuston kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen, uutiskirjetilausten sekä tapahtumien ilmoittautumisten (Inspiral Coaching:n potentiaaliset asiakkaat sekä verkkosivuston käyttäjät) hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa (kuten profilointia) henkilötietojen perusteella.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään tietoja seuraavasti:
Inspiral Coaching:n uutiskirje ja potentiaaliset asiakkaat/Inspiral Coachingin ylläpitämien verkkosivustojen käyttäjät:

– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Puhelinnumero
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Inspiral Coaching asiakkaat:
– Nimi
– Sähköposti
– Puhelinnumero
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Inspiral Coaching:n tapahtumien ilmoittautumistiedot:
– Nimi
– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

TIETOJEN ANTAMINEN JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietojen antaminen on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassopimussuhteen tekemisen edellyttämä ehdoton vaatimus. Pyydettyjen tietojen antamatta jättäminen voi johtaa siihen, että rekisterinpitäjä ei kykene tarjoamaan rekisteröidylle henkilölle palveluitaan ja näin ollen sopimussuhde jää syntymättä.

Rekisterinpitäjä rekisteröi henkilöstä vain ne edellä määritellyt tiedot, jotka henkilö itse suostumuksellaan ilmoittaa Inspiral Coachingin verkkosivustoja ja palveluja käyttäessään tai joko kasvotusten, puhelimitse, sähköpostitse tai muita online-työkaluja käyttäen.

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakasrekisteriään sivullisille. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Jos tietokantoihin tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus. Manuaalinen aineisto tuhotaan, kun sen käytölle ei ole enää tarvetta.

Rekisterinpitäjä huomioi henkilötietojen käsittelyyn sovellettavan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön määräykset ja viranomaisten ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen rekisteröinnin ja käsittelyn varmistamiseksi.

TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Inspiral Coaching ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, lukuun ottamatta mahdolliseen perintään tai laskutukseen liittyvissä tilanteissa sekä voimassa olevan lainsäädännön siihen velvoittaessa.  Rekisterinpitäjä on varmistanut, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat

MailerLite https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy,
Google https://policies.google.com/privacy?hl=fi,
Microsoft https://privacy.microsoft.com/fifi/privacystatement ja
Sitely https://sitely.fi/tietosuojaseloste/ 

noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Uutiskirjeviestintään sekä tapahtumiin ilmoittautumisiin käytetään liettualaista MailerLiteuutiskirjepalvelua, henkilötiedot eivät siirry Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat suojattuna kulloinkin voimassa olevan henkilötietolain mukaisesti. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä. Pyynnön voi toimittaa sähköpostilla inspiral@inspiralcoach.fi tai poistamisen voi tehdä myös uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä.

TIETOJEN KÄSITTELYN KESTO

Henkilötietoja käsitellään toistaiseksi niin kauan kuin on tarpeen asiakassuhteen (nykyisen tai potentiaalisen), tapahtuman markkinoinnin, asiakaskyselyn, tai muun määritellyn käyttötarkoituksen, jonka vuoksi tiedot on tallennettu, hoitamiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä korjataan sekä poistetaan sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle (ellei voimassa oleva lainsäädäntö, rekisteröidyllä henkilöllä avoimena olevat laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista). Uutiskirjeen postituslistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta. 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä inspiral@insipiralcoach.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot ja saada niistä kopiot. Mikäli tiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, hän voi lähettää Inspiral Coachingille pyynnön korjata tai täydentää tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että niitä on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille, jotta nämä voisivat lähettää suoramarkkinointia rekisteröidylle.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole mielestään tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada häntä koskevat rekisterinpitäjälle toimitetut henkilötietonsa haltuunsa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle Insipral Coachingin estämättä. Itsensä voi poistaa uutiskirjeen postituslistalta jokaisen uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto voimassa olevassa kirjanpitolaissa
(luku 2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: ohjeet valituksen tekemiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).